TUGAS
PENGANTAR BISNIS
"Manajemen
Kantor Dan Informasi Serta kualifikasi Dan Kebutuhan Sekertaris Dalam Bisnis"
Disusun oleh :
Nama : Daliyani Putri M
Npm : 21216668
Kelas : 1EB13
BAB
I
PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya
anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor,
dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada
berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara
lain :
kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan
informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain
sebagainya.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa
depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara
profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran
memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan
tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang
karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan
berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang
berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat
dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran
adalah merupakan inti kehidupan organisasi.
Sekretaris
biasa digunakan dalam dunia perkantoran karena sekretaris inti penting dari
sebuah perusahaan atau perkantoran. Sekretaris juga digunakan untuk membantu
para petinggi perusahaan atau pimpinan perusahaan untuk menyelesaikan
tugas-tugas yang tidak dapat di pegang oleh pimpinan. Sekretaris diambil dari
bahasa latin “secretum” yaitu rahasia.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan urain latar belakang seperti
di atas, maka dalam penulisan ini, penulis mengambil beberapa pokok
permasalahan sebagai berikut :
1.
Apa pengertian dari tata kerja, prosedur kerja dan
pedoman kerja ?
2.
Bagaimana pentingnya sekretaris dalam bisnis ?
3.
Bagaimana cara menyusun buku pedoman kerja ?
4.
Apa saja manfaat dari ditetapkannya tata kerja,
prosedur kerja dan buku pedoman kerja ?
5.
Bagaimana kualifikasi sekretaris ?
3. Tujuan Penulisan
1.
Untuk menjelaskan mengenai pengertian dari tata kerja,
prosedur kerja, dan pedoman kerja.
2.
Untuk menjelaskan mengenai pentingnya sekretaris dalam
bisnis.
3.
Untuk menjelaskan cara dalam menyusun buku pedoman
kerja.
4.
Untuk menjelaskan manfaat dari ditetapkannya tata
kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja.
5.
Untuk menjelaskan mengenai kualifikasi sekretaris.
BAB II
LANDASAN
TEORI
1. Manajemen
Kantor Dan Informasi
Manajemen Kantor Dan Informasi adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan
pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan
informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.
Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis
ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan).
a. Definisi
Tata Kerja, Prosedur Kerja, Dan Pedoman Kerja
-
Tata Kerja : Merupakan suatu
cara yang ditempuh untuk mengatur atau mengelola sebuah pekerjaan agar dapat
terlaksana dengan baik dan efisien.
-
Prosedur Kerja : Adalah rangkaian tata kerja
yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap
demi tahap dalam rangkaian penyelesaian dalam bidang suatu tugas. Prosedur
kerja juga merupakan tahapan
dalam tata kerja yang harus dilalui dalam sebuah pekerjaan yang mengandung
what, where, when, who, why, dan how untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.
-
Pedoman Kerja : Merupakan kumpulan dasar yang memberi petunjuk mengenai
apa yang harus kita lakukan dalam pekerjaan. Biasanya dibuat agar para pegawai /
karyawan agar dapat menaati aturan dalam suatu pedoman yang telah ditetapkan
oleh perusahaan.
b. Cara
Menyusun Buku Pedoman Kerja
-
Disetujui dan disahkan oleh pemilik
perusahaan.
-
Sesuai dengan UU yang berlaku tentang
ketenagakerjaan.
-
Pedoman mencakup tentang pendahuluan, isi,
dan penutup.
-
Penjelasan tentang tugas-tugas dan tata
tertib dalam pekerjaan.
-
Berisi tentang hak dan kewajiban pegawai.
-
Menekankan kepada prinsip, efisiensi dan
efektitivitas rangkaian kerja
-
Bersifat sistematis dan rasional.
-
Dapat terukur setiap tahapannya sehingga
dapat terlihat keberhasilan atau kegagalan suatu pekerjaan.
c. Manfaat
Ditetapkannya Tata Kerja, Prosedur Kerja, Dan Buku Pedoman Kerja
-
Sebagai penetapan dan pengendalian kerja
-
Sebagai pedoman kerja bagi pihak
internal perusahaan
-
Sebagai pola kerja yang menjabarkan
tujuan,sasaran,fungsi-fungsi,program kerja dan kebijaksanaan dalam kegiatan
pelaksanaan.
-
Sebagai pegangan dalam pelaksanaan
sistem kerja.
-
Sebagai acuan untuk para pegawai dan
pemegang jabatan penting suatu perusahaan agar tercapainya suatu visi dan misi
perusahaan.
2. Kualifikasi Dan Kebutuhan
Sekretaris Dalam Bisnis
a.
Pentingnya Sekretaris Dalam Bisnis
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil
tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang
sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing
organisasi atau kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai
berikut
·
Peranan sekretaris terhadap
atasan
Berkaitan dengan peranan sekretaris terhadap atasan, dapat dikategorikan
ke dalam beberapa hal sebagai berikut:
1.
Sebagai perantara saluran
komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan
dengan pimpinan atau atasan.
2.
Sebagai sumber informasi yang
diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung
jawab.
3.
Sebagai penyambung keinginan
pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
4.
Alternatif pemikiran dari
pimpinan dalam ide-ide
5.
Sebagai faktor penunjang dalam
keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
·
Peranan sekretaris terhadap
bawahan
Selain peranan sekretaris terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa
sekretaris juga memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal
tersebut dapat dikategorikan sebagai berikut:
1.
Sekretaris berperan dalam
penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu
mengenai peraturan penempatan pegawai
sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai tersebut.
2.
Memberikan motivasi kerja
kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil
dengan baik.
3.
Memberikan rasa bangga dan
puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
4.
Menerima pendapat dan usul
bawahan dalam berbagai masalah.
5.
Mengadakan pendekatan kepada
pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak pegawai bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan
sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan
suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan
dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi
jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat
dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam
mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu
1.
Memberi perintah atau
instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2.
Mengadakan rapat atau
pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3.
Mengadakan pengawasan secara
langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang
melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi
kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan.
4.
Mengadakan hubungan yang
bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan
perkejaannya.
Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat
penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya
dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah
”human relations”.
Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai
masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis
dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering
terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara
karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam
mencapai tujuan.
Secara umum
peranan sekretaris adalah sebagai berikut :
-
Sebagai perantara hubungan yang baik bagi orang yang ingin
berkomunikasi dengan pimpinan.
-
Bila pimpinan mengadakan rapat, maka sekretaris yang akan
menyiapkan segalanya.
-
Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bahawan .
-
Apabila pimpinan akan keluar daerah maka sekretaris harus
menyiapkan segalanya.
-
Sekretaris bisa disebut juga dengan notulen.
-
Menentukan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara
adil.
-
Mediator bawahan dan atasan.
-
Menyiapkan agenda untuk pimpinannya.
b.
Kualifikasi Sekretaris
Saat ini,
pekerjaan sebagai sekretaris tergolong kompleks, karena mengharuskannya untuk
bekerja multitasking menyelesaikan semua tugas dalam waktu bersamaan. Dengan
demikian, Anda yang mengambil Program Studi Sekretaris di salah satu
universitas swasta terbaik di Jakarta diharuskan memiliki kualifikasi mumpuni, agar
dapat bersaing dan diterima sebagai sekretaris di lembaga atau perusahaan
ternama.
Sebagai
sekretaris, Anda diwajibkan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, karena
setiap harinya seorang sekretaris akan berinteraksi dengan orang berbeda. Ada
baiknya, Anda pun memiliki pembekalan bahasa asing, mengingat klien kantor Anda
mungkin saja berasal dari negara lain, sehingga Anda harus mampu menyampaikan
pesan dengan tepat.
Seorang
sekretaris juga harus memiliki keterampilan mengenai efisiensi dalam bekerja,
agar dapat menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditentukan. Di balik itu
semua, peran teknologi yang semakin pesat pun perlu dikuasai oleh seorang
sekretaris, karena setidaknya ia harus memiliki pemahaman mengenai software
komputer, seperti software keuangan dan manajemen perusahaan.
Tingginya minat untuk bekerja sebagai sekretaris menuntut Anda harus
memiliki kualifikasi mumpuni agar dapat bekerja di perusahaan yang diinginkan.
Untuk itu, Anda yang ingin menjadi seorang sekretaris profesional diharuskan
mengemban ilmu melalui universitas swasta terbaik di Jakarta yang senantiasa
membekali Anda dengan pemahaman terbaik di bidang kesekretarisan dan menjamin
karir Anda di masa depan.
Kualifikasi
Sekretaris secaram umum : Selain bukan hanya
wajah atau penampilan yang menarik dan modis sekretaris juga harus mempunyai
kualifikasi standart dalam dunia bisnis karena untuk menjadi sekretaris tidak
lah gampang karena harus mempunyai kualifikasi yang sangat ketat. Berikut
standart kualifikasi dalam bisnis bagi seorang sekretaris :
1.
Harus mempunyai daya
ingat yang kuat.
2.
Harus mempunyai
intelegensi.
3.
Mampu menguasai bahasa
asing maupun bahasa sendiri.
4.
Harus mempunyai
keterampilan.
5.
Harus mau bekerja keras.
6.
Mempunyai kepribadian
yang menarik, baik, dan unik.
7.
Loyalitas dan dedikasi
kepada perusahaan sangatlah besar.
8.
Mempunyai pengetahuan
yang luas.
BAB III
ANALISIS
Dari penjelasan di atas, penulis dapat menarik
kesimpulan bahwa, Tata kerja merupakan cara atau sistem
untuk mengatur dan menata pekerjaan agar terlaksana dengan baik dan benar
sedangkan prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui
dalam sebuah pekerjaan yang mengandung what, where, when, who, why, dan how
untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan dan Pedoman kerja adalah kumpulan dasar
yang memberi petunjuk mengenai apa yang harus kita lakukan dalam pekerjaan.
Biasanya dibuat agar para pegawai/karyawan dapat menaati aturan dalam pedoman
yang telah ditetapkan.
Penyusunan pedoman kerja juga haruslah
sudah atau telah disetujui dan disahkan oleh pemilik perusahaa dan sesuai
dengan uu yang berlaku mengenai ketenagakerjaan hal itu merupakan syarat utama
dalam penyusunan pedoman kerja. Selain itu, pedoman kerja juga sangat sangat
bermanfaat serta memegang peranan penting dalam suatu perusahaan.
Selain mengenai Manajemen kantor dan
informasi, penulis juga dapat menyimpulkan mengenai seorang sekretaris yang
memiliki peranan sangat peting dalam suatu perusahaan khususnya untuk seorang
manajer dalam sebuah perusahaan, selain memiliki peranan amat penting, seorang
sekretaris juga amat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan karena sekretaris mampu
mengelola dan mengatur sebuah perusahaan menjadi terarah dan terjadwal dengan
baik. Seseorang dapat menjadi sekretaris disebuah perusahaan haruslah memenuhi
kualifikasi – kualifikasi yang telah ditentukan oleh perusahaan – perusahaan
yang telah menetapkan kualifikasinya sendiri terhadap sekretaris yang
diinginkan oleh perusahaan tersebut agar perusahaan tersebut dapat mencapai
visi dan misinya dengan acuan sebuah pedoman kerja.
BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T.
Hani. 2013. Manajemen Edisi Kedua.
Cetakan Keduapuluh Lima. Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta.
wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengertian-manajemen-perkantoran/
