Jumat, 09 Desember 2016

TUGAS PENGANTAR BISNIS "Manajemen Kantor Dan Informasi Serta kualifikasi Dan Kebutuhan Sekertaris Dalam Bisnis"



TUGAS PENGANTAR BISNIS
 "Manajemen Kantor Dan Informasi Serta kualifikasi Dan Kebutuhan Sekertaris Dalam Bisnis"


Disusun oleh      :
Nama                  : Daliyani Putri M
Npm                    : 21216668
Kelas                   : 1EB13    

BAB I
PENDAHULUAN
1.    Latar Belakang
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain : kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.
Sekretaris biasa digunakan dalam dunia perkantoran karena sekretaris inti penting dari sebuah perusahaan atau perkantoran. Sekretaris juga digunakan untuk membantu para petinggi perusahaan atau pimpinan perusahaan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang tidak dapat di pegang oleh pimpinan. Sekretaris diambil dari bahasa latin “secretum” yaitu rahasia.

2.    Perumusan Masalah
      Berdasarkan urain latar belakang seperti di atas, maka dalam penulisan ini, penulis mengambil beberapa pokok permasalahan sebagai berikut :
1.      Apa pengertian dari tata kerja, prosedur kerja dan pedoman kerja ?
2.      Bagaimana pentingnya sekretaris dalam bisnis ?
3.      Bagaimana cara menyusun buku pedoman kerja ?
4.      Apa saja manfaat dari ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja dan buku pedoman kerja ?
5.      Bagaimana kualifikasi sekretaris ?

3.    Tujuan Penulisan
1.      Untuk menjelaskan mengenai pengertian dari tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja.
2.      Untuk menjelaskan mengenai pentingnya sekretaris dalam bisnis.
3.      Untuk menjelaskan cara dalam menyusun buku pedoman kerja.
4.      Untuk menjelaskan manfaat dari ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja.
5.      Untuk menjelaskan mengenai kualifikasi sekretaris.

BAB II
LANDASAN TEORI

1.        Manajemen Kantor Dan Informasi
Manajemen Kantor Dan Informasi adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan. Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan).

a.      Definisi Tata Kerja, Prosedur Kerja, Dan Pedoman Kerja
-          Tata Kerja                   : Merupakan suatu cara yang ditempuh untuk mengatur atau mengelola sebuah pekerjaan agar dapat terlaksana dengan baik dan efisien.
-          Prosedur Kerja            : Adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap dalam rangkaian penyelesaian dalam bidang suatu tugas. Prosedur kerja juga merupakan  tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui dalam sebuah pekerjaan yang mengandung what, where, when, who, why, dan how untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.
-          Pedoman Kerja           : Merupakan kumpulan dasar yang memberi petunjuk mengenai apa yang harus kita lakukan dalam pekerjaan. Biasanya dibuat agar para pegawai / karyawan agar dapat menaati aturan dalam suatu pedoman yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

b.     Cara Menyusun Buku Pedoman Kerja
-          Disetujui dan disahkan oleh pemilik perusahaan.
-          Sesuai dengan UU yang berlaku tentang ketenagakerjaan.
-          Pedoman mencakup tentang pendahuluan, isi, dan penutup.
-          Penjelasan tentang tugas-tugas dan tata tertib dalam pekerjaan.
-          Berisi tentang hak dan kewajiban pegawai.
-          Menekankan kepada prinsip, efisiensi dan efektitivitas rangkaian kerja
-          Bersifat sistematis dan rasional.
-          Dapat terukur setiap tahapannya sehingga dapat terlihat keberhasilan atau kegagalan suatu pekerjaan.

c.      Manfaat Ditetapkannya Tata Kerja, Prosedur Kerja, Dan Buku Pedoman Kerja
-          Sebagai penetapan dan pengendalian kerja
-          Sebagai pedoman kerja bagi pihak internal perusahaan
-          Sebagai pola kerja yang menjabarkan tujuan,sasaran,fungsi-fungsi,program kerja dan kebijaksanaan dalam kegiatan pelaksanaan.
-          Sebagai pegangan dalam pelaksanaan sistem kerja.
-          Sebagai acuan untuk para pegawai dan pemegang jabatan penting suatu perusahaan agar tercapainya suatu visi dan misi perusahaan.

2.     Kualifikasi Dan Kebutuhan Sekretaris Dalam Bisnis
a.      Pentingnya Sekretaris Dalam Bisnis
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut
·         Peranan sekretaris terhadap atasan
Berkaitan dengan peranan sekretaris terhadap atasan, dapat dikategorikan ke dalam beberapa hal sebagai berikut:
1.      Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan.
2.      Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
3.      Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
4.      Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide
5.      Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
·         Peranan sekretaris terhadap bawahan
Selain peranan sekretaris terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa sekretaris juga memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal tersebut dapat dikategorikan sebagai berikut:
1.      Sekretaris berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai  sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai tersebut.
2.      Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
3.      Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
4.      Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
5.      Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak pegawai bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu


1.      Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2.      Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3.      Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan.
4.      Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”.
Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Secara umum peranan sekretaris adalah sebagai berikut :
-          Sebagai perantara hubungan yang baik bagi orang yang ingin berkomunikasi dengan pimpinan.
-          Bila pimpinan mengadakan rapat, maka sekretaris yang akan menyiapkan segalanya.
-          Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bahawan .
-          Apabila pimpinan akan keluar daerah maka sekretaris harus menyiapkan segalanya.
-          Sekretaris bisa disebut juga dengan notulen.
-          Menentukan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil.
-          Mediator bawahan dan atasan.
-          Menyiapkan agenda untuk pimpinannya.


b.     Kualifikasi Sekretaris
Saat ini, pekerjaan sebagai sekretaris tergolong kompleks, karena mengharuskannya untuk bekerja multitasking menyelesaikan semua tugas dalam waktu bersamaan. Dengan demikian, Anda yang mengambil Program Studi Sekretaris di salah satu universitas swasta terbaik di Jakarta diharuskan memiliki kualifikasi mumpuni, agar dapat bersaing dan diterima sebagai sekretaris di lembaga atau perusahaan ternama.

Sebagai sekretaris, Anda diwajibkan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, karena setiap harinya seorang sekretaris akan berinteraksi dengan orang berbeda. Ada baiknya, Anda pun memiliki pembekalan bahasa asing, mengingat klien kantor Anda mungkin saja berasal dari negara lain, sehingga Anda harus mampu menyampaikan pesan dengan tepat.

Seorang sekretaris juga harus memiliki keterampilan mengenai efisiensi dalam bekerja, agar dapat menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditentukan. Di balik itu semua, peran teknologi yang semakin pesat pun perlu dikuasai oleh seorang sekretaris, karena setidaknya ia harus memiliki pemahaman mengenai software komputer, seperti software keuangan dan manajemen perusahaan.

Tingginya minat untuk bekerja sebagai sekretaris menuntut Anda harus memiliki kualifikasi mumpuni agar dapat bekerja di perusahaan yang diinginkan. Untuk itu, Anda yang ingin menjadi seorang sekretaris profesional diharuskan mengemban ilmu melalui universitas swasta terbaik di Jakarta yang senantiasa membekali Anda dengan pemahaman terbaik di bidang kesekretarisan dan menjamin karir Anda di masa depan.
Kualifikasi Sekretaris secaram umum : Selain bukan hanya wajah atau penampilan yang menarik dan modis sekretaris juga harus mempunyai kualifikasi standart dalam dunia bisnis karena untuk menjadi sekretaris tidak lah gampang karena harus mempunyai kualifikasi yang sangat ketat. Berikut standart kualifikasi dalam bisnis bagi seorang sekretaris :
1.      Harus mempunyai daya ingat yang kuat.
2.      Harus mempunyai intelegensi.
3.      Mampu menguasai bahasa asing maupun bahasa sendiri.
4.      Harus mempunyai keterampilan.
5.      Harus mau bekerja keras.
6.      Mempunyai kepribadian yang menarik, baik, dan unik.
7.      Loyalitas dan dedikasi kepada perusahaan sangatlah besar.
8.      Mempunyai pengetahuan yang luas.

BAB III
ANALISIS
Dari penjelasan di atas, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa, Tata kerja merupakan cara atau sistem untuk mengatur dan menata pekerjaan agar terlaksana dengan baik dan benar sedangkan prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui dalam sebuah pekerjaan yang mengandung what, where, when, who, why, dan how untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan dan Pedoman kerja adalah kumpulan dasar yang memberi petunjuk mengenai apa yang harus kita lakukan dalam pekerjaan. Biasanya dibuat agar para pegawai/karyawan dapat menaati aturan dalam pedoman yang telah ditetapkan.
Penyusunan pedoman kerja juga haruslah sudah atau telah disetujui dan disahkan oleh pemilik perusahaa dan sesuai dengan uu yang berlaku mengenai ketenagakerjaan hal itu merupakan syarat utama dalam penyusunan pedoman kerja. Selain itu, pedoman kerja juga sangat sangat bermanfaat serta memegang peranan penting dalam suatu perusahaan.
Selain mengenai Manajemen kantor dan informasi, penulis juga dapat menyimpulkan mengenai seorang sekretaris yang memiliki peranan sangat peting dalam suatu perusahaan khususnya untuk seorang manajer dalam sebuah perusahaan, selain memiliki peranan amat penting, seorang sekretaris juga amat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan karena sekretaris mampu mengelola dan mengatur sebuah perusahaan menjadi terarah dan terjadwal dengan baik. Seseorang dapat menjadi sekretaris disebuah perusahaan haruslah memenuhi kualifikasi – kualifikasi yang telah ditentukan oleh perusahaan – perusahaan yang telah menetapkan kualifikasinya sendiri terhadap sekretaris yang diinginkan oleh perusahaan tersebut agar perusahaan tersebut dapat mencapai visi dan misinya dengan acuan sebuah pedoman kerja.

BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T. Hani. 2013. Manajemen Edisi  Kedua. Cetakan Keduapuluh Lima. Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta.
wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengertian-manajemen-perkantoran/